Achtergrond illustratie

Google Workspace

Bijgewerkt op

Google Workspace is een platform dat werknemers in staat stelt effectief (samen) te werken. Met Google Workspace heb je toegang tot praktisch alle google apps. Of je Google Workspace nu in eerste instantie alleen gebruikt, of met een heel team, er zijn veel voordelen aan het werken met het nieuwe Google Workspace (voorheen G Suite). In dit artikel leggen we je alles uit wat je mag weten om te evalueren of Google Workspace bij je past, en om te zien hoe je het aanpakt om Google Workspace te activeren, en te koppelen aan jouw domeinnaam.

Hoofdstukken

Wat kan je met Google Workspace?

Google Workspace biedt een centrale locatie voor chatten, videoconferencing, het delen van bestanden en andere tools die teams helpen samen te werken. Google Workspace is ook geïntegreerd met andere Google-producten, zoals Google Meet, Gmail en Agenda, zodat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan het beheren van je mailbox met Google Mail, het opslaan van bestanden in de cloud met Google Drive, het bekijken, bewerken en maken van allerlei verschillende documenten, spreadsheets of presentaties in Google Docs, Spreadsheets, of Google Presentaties.

Daarnaast krijg je toegang tot allerlei extra features, van communicatie tot en met het loggen van activiteit, en het waarborgen van de beveiliging.

Hoe overstappen naar Google Workspace werkt?

Voordat u overstapt op Google Workspace, is het belangrijk om de huidige situatie te controleren en ervoor te zorgen dat het de juiste beslissing is voor uw bedrijf. Wanneer deze overweging is gemaakt en er een besluit is genomen, is het tijd om over te gaan stappen. Daarvoor zijn een aantal dingen nodig, namelijk:

  • Huidige situatie in kaart brengen en migratie voorbereiden
  • Back-ups maken van de huidige server
  • DNS instellingen wijzigen
  • Aanmaken account en instellen Google organisaties
  • Oude mail inbox en agenda overzetten
  • In gebruik nemen en software training

Wanneer is Google Workspace niet de beste optie?

Hoewel we zelf erg fan zijn van Google Workspace, zijn er natuurlijk altijd meerdere opties. Een alternatief is bijvoorbeeld Microsoft 365, die een vergelijkbare functionaliteit biedt. Ook kan je met webhosting van een domeinnaam en hosting vaak al vooruit, door standaard beschikbare software te gebruiken om alles te koppelen. Wanneer je dan bijvoorbeeld je mail wil bekijken, dan kan je inloggen op de server. Een aantal overwegingen om in gedachten te houden zijn:

  • Ben je klaar om te migreren van je huidige e-mail systeem?
  • Heb je meestal een betrouwbare toegang tot internet?
  • Zijn er specifieke functies nodig en zijn die beschikbaar?
  • Voelen jij (en je team) je op je gemak met het werken met het product?

Wat moet u weten voordat u overstapt op Google Workspace?

  1. Zorg dat je weet wat de behoeften van je team zijn qua software
  2. Ga na of Google Workspace de juiste beslissing is voor je bedrijf
  3. Zorg ervoor dat u klaar bent om te migreren van uw huidige e-mailsysteem.
  4. Als uw team niet vertrouwd is met Google-producten, geef ze dan wat tijd om eraan te wennen voordat u de overstap maakt.

Aanmelden voor Google Workspace

Om u aan te melden voor Google Workspace, moet u eerst een Google-account aanmaken. Vervolgens kunt u naar de Google Workspace-website gaan en u aanmelden voor een abonnement. Er zijn verschillende abonnementen beschikbaar, dus u kunt het abonnement kiezen dat het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf.

Zodra u zich hebt aangemeld voor Google Workspace, kunt u gebruik gaan maken van alle productiviteitstools die het te bieden heeft. Van chat en videoconferencing tot het delen van bestanden en e-mail, Google Workspace heeft alles wat u nodig heeft om uw team effectief te laten samenwerken.

Wat zijn de voordelen van Google Workspace?

Google Workspace biedt een aantal voordelen voor bedrijven, waaronder:

Real-time samenwerken:

Met Google Workspace kunt u in realtime samenwerken door werknemers een platform te bieden waar ze bestanden kunnen delen en met elkaar kunnen communiceren. Ook de chat- en video conferencing tools maken het werknemers gemakkelijk om (met elkaar) in contact te komen. De functies voor het delen van bestanden maakt het hen gemakkelijk om documenten en andere bestanden te delen. Dit maakt het voor werknemers gemakkelijk om effectief samen te werken en hun werk snel af te krijgen.

Geïntegreerde tools:

Google Workspace is geïntegreerd met andere Google-producten, zoals Gmail en Agenda, zodat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen.

Automatiseringsmogelijkheden:

Als u sommige van uw bedrijfsprocessen wilt automatiseren, kan Google Workspace een geweldige optie zijn. Met de ingebouwde automatiseringsmogelijkheden kunt u eenvoudig triggers en acties instellen om taken te automatiseren, zoals het verzenden van herinneringen of meldingen, het maken van nieuwe documenten of het bijwerken van gegevens in een spreadsheet. Dit kan u tijd en energie besparen en u helpen efficiënter te werken.

Gebruiksgemak:

Google Workspace is eenvoudig te gebruiken, dus werknemers kunnen er snel mee aan de slag. Daarnaast is er erg veel informatie beschikbaar op internet over hoe Google Workspace werkt, en blijft Google continu werken aan het verder verbeteren van het gebruikersgemak. Google lanceert dan ook regelmatig nieuwe functionaliteiten.

Flexibele abonnementen:

Google Workspace biedt verschillende abonnementsformules, zodat bedrijven het abonnement kunnen kiezen dat het beste bij hun behoeften past. De abonnementsplannen zijn flexibel en kunnen gemakkelijk worden gewijzigd als de behoeften van het bedrijf veranderen.

Beveiliging en privacy:

Google Workspace is veilig en privé, zodat bedrijven erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn. Daarnaast zijn er steeds meer beveiliging functionaliteiten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan tweestaps verificatie, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.

Wat kost een Google Workspace abonnement?

Google Workspace-abonnementen beginnen bij 5 euro per gebruiker per maand. De abonnementsplannen zijn flexibel en kunnen gemakkelijk worden gewijzigd als de behoeften van het bedrijf veranderen. Er zijn ook duurdere abonnementen beschikbaar. Kijk dus zelf even op de website van Google welk abonnement het beste bij je past.

Hoe maak je een Google Workspace account?

Om een Google Workspace account aan te maken, moet u eerst een Google account aanmaken. Vervolgens kunt u naar de Google Workspace-website gaan en u aanmelden voor een abonnement. Wanneer je bent aangemeld voor Google Workspace, dan is het nog zaak om één ding te doen, namelijk: Google Workspace koppelen aan je domeinnaam.